ISO9001质量管理体系审核实践指南开具不符合项

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任何管理体系审核的关注焦点是确定管理体系是否已得到建立、有效实施和保持。有效实施符合ISO9001：2000标准的管理体系是一个组织能被注册/认证的基础。所以，管理体系审核的重点应是验证其符合性，而不是出具不符合项。

审核员应采取积极方式寻找事实而不是差错。但是，如果审核证据表明存在不符合，那么正确地出具不符合项就显得重要了。
什么是不符合？根据ISO9000：2000标准3.6.2的定义，不符合是“没有满足要求”。

精心出具的不符合项包括三部分:
•   支持审核员发现的审核证据
•   与被发现的不符合相对应的要求方面的记录
•   不符合的描述

在审核实践中，所有的这些要求都要涉及，但首先审核证据需要得到识别和文件化。这是因为有能力的审核员在审核期间会观察到“感觉”起来存在潜在的不符合的情况，但当时不能100%确定这是否是不符合。在进行进一步的审核追踪之前，有能力的审核员会在审核笔记上记录这个潜在不符合的审核证据以确认它是否真的就是一个不符合。

如果没有审核证据就不能构成不符合。如果有证据，就必须出具不符合项而不能将其减轻为其它类别（如“观察项”、“改进机会”、“建议”等）。从长远看，组织、组织的顾客、认证机构（CRB）都不会从减轻不符合的等级中受益，因为这存在着把为不符合项而采取纠正措施的优先权降低的风险。

审核证据应形成文件并足够详细，以使受审核的组织能够查找到和确认审核员的实际观察结果。

下一步审核员需要进行的是识别和记录未被满足的特定要求。记住，不符合是没有满足要求，所以，如果审核员不能识别要求，那么，审核员就不能提出不符合项。

要求可能有许多来源；例如，它们可能存在于ISO9001：2000、组织的管理体系（内部要求）、适用的法规、或组织顾客的规定。一旦对照特定要求确认是不符合，则需要形成文件。记录可以简单到引用标准及相关条款。

  （注：ISO9001中有些条款包含了一个以上的要求。重要的是审核员要清楚地识别和记录与不符合有关的特定要求，例如，写出标准的要求中适用于审核证据的原文。这也可适用于其他来源的要求。）

•   编写不符合的最后部分（而且是最重要的）是不符合陈述。不符合的陈述推动组织进行原因分析、采取纠正和纠正措施，所以它需要精确。

不符合的表述应：
•   清晰明了并与体系问题有关
•   不含糊其辞、语法正确、并尽可能简炼
•   不是审核证据的重申（重新陈述），或用于代替审核证据

     总之，精心出具的不符合项将有下列三个部分：
•    审核证据
•    要求
•    不符合的陈述

如果不符合项的这三个部分被很好地出具，受审核方或其他见多识广者，将能阅读和理解不符合项。这还可用作供以后参考的有用记录。

    为了提供可追溯性、便于进行深入评审和作为纠正措施完成的证据，实质上，必须以系统的方法记录不符合并形成文件。实现这个要求的简单途径是通过使用不符合项报告(NCR)表格。该表格的实例请见下列附录A。